Click pe un subiect pentru a vedea raspunsul

Ce este un ERP?

Un sistem Enterprise Resource Planning (ERP) este un pachet complex de aplicatii software, util in gestionarea unei varietati de procese care se desfasoara intr-o companie. Principala caracteristica a sistemelor software de tip ERP este ca utilizeaza o baza de date comuna si integreaza toate informatiile relevante care circula intr-o companie.

Initial acest tip de aplicatii software erau dedicate activitatii de productie si purtau denumirea de MRP (Material Resource Planning). Ulterior avantajele programelor software MRP au fost apreciate si s-a incercat extinderea functionalitatii lor si pentru celelalte departamente ale companiei. Prin integrarea modulelor diferite care deserveau celelalte departamente ale unei companii au luat nastere pachetele software de tip ERP.

Unde folosim sistemul ERP?

• In hala de productie pentru planificarea si managementul productiei. Modulele pachetelor software dedicate activitatii de productie identifica si propun metodele optime de utilizare a resurselor pentru obtinerea rezultatelor asteptate. Acestea pot furniza informatii referitoare la stadiul proceselor tehnologice, la materia prima folosita si la cea necesara, la cauzele care genereaza rebuturi. In acelasi timp se poate planifica activitatea utilajelor, a echipelor de angajati si calendarul de aprovizionare cu materie prima.
• In depozit pentru gestiunea stocurilor. Mentinerea unui nivel al stocurilor care sa acopere orice comenzi neprevazute, dar suficient de redus pentru a nu permite stocarea inutila a resurselor financiare este dezideratul oricarui gestionar. Utilizand o aplicatie de gestiune care sa asiste activitatile de management al stocurilor, se pot lua decizii de achizitii sau transferuri de stoc in momentele potrivite pentru a asigura continuitate activitatii.
• La contabilitate pentru gestiunea financiara. In conditiile in care operatiunile care se efectueaza in toate departamentele companiei se reflecta in activitatea de management financiar, un program software care sa asiste activitatea financiar-contabila este absolut necesar. Modulul contabil ofera imaginea de ansamblu asupra activitatii si sta la baza deciziilor de management.
• In departamentul de vanzari pentru managementul relatiilor cu clientii. Activitatea departamentului de vanzari trebuie tratata cu maxima importanta avand in vedere ca aici se desfasoara relatia cu publicul. O relatie profesionala si corecta cu partenerii si clientii companiei poate avea rezultate bune in termeni de profit. Acesta este motivul pentru care oamenii de vanzari trebuie sa aiba un sistem bine pus la punct, bazat pe proceduri clare si sprijinit de o componenta software eficienta. Programul software mijloceste accesul la informatii referitoare la fiecare client in parte, la istoricul relatiei cu acesta si poate sta la baza unor decizii importante pentru companie.
• In departamentul de resurse umane pentru gestionarea personalului. Un program software pentru salarizare si pentru managementul de personal aduce doua mari avantaje intr-o companie. In primul rand productivitatea departamentului de resurse umane este cu mult crescuta de capacitatea elementului software de a calcula automat salariile angajatilor indiferent de numarul acestora. In al doilea rand, programul sprijina eforturile de motivare a salariatilor prin transparenta pe care o ofera informatiilor care stau la baza remunerarii.
• In punctul de vanzare (POS) pentru vanzarea retail. Companiile care desfasoara o activitate predominanta de comert cu amanuntul vor gasi in programul software care asista activitatea din front-office cel mai bun angajat. Programul asigura un flux rapid al operatiunilor emitand instantaneu documentele care insotesc actul de vanzare. In acelasi timp culege informatii calitative si cantitative din activitatea de retail operand in timp real stocurile si alte date din back-office.

De ce un sistem ERP?

Un pachet software ERP are o arhitectura modulara si utilizeaza o baza de date unica, acestea fiind principalele caracteristici care stau la baza functionalitatilor pe care sistemul informatic le pune la dispozitia utilizatorilor.

• Arhitectura software modulara se refera la faptul ca un pachet ERP contine mai multe module care se adreseaza fiecare unui tip distinct de activitate. Astfel, beneficiarul are posibilitatea de a selecta modulele care ii sunt necesare, de a adauga module noi si de a realiza diverse combinatii cu scopul de a-si imbunatati performanta in afaceri. De cele mai multe ori, modulele achizitionate de la furnizori diferiti pot fi integrate si pot functiona ca un tot unitar.
• Baza de date unica permite fiecarui departament al organizatiei sa adauge informatii noi si sa obtina informatii complete in timp real. Informatiile intrate in sistem prin introducerea lor de catre utilizatorii unui departament pot fi accesate imediat, in cazul in care acestea sunt de interes, si de operatorii care activeaza in alte departamente. In acest fel, managementul unei companii poate avea acces la informatii proaspat actualizate si centralizate referitoare la rezultatele tuturor departamentelor din companie.

Daca prima caracteristica se refera la faptul ca un pachet ERP poate fi organizat in asa fel incat sa se adapteze structurii interne a unei companii, cea de-a doua caracteristica subliniaza importanta informatiei. Informatia corecta, completa si disponibila in timp util poate aduce dupa sine rezultate optime in termeni de profit si de imagine atat timp cat sta la baza deciziei de management.

Cum pot avea un management eficient de personal

Afirmatia ca resursa umana este cea mai importanta resursa din cadrul unei companii a ajuns sa functioneze ca un truism, iar motivul este simplu: calitatea fortei de munca implicata in activitatea de zi cu zi poate aduce plus valoare companiei sau poate compromite rezultatele afacerii. Un management eficient nu trebuie sa neglijeze componenta umana, trebuie sa se dovedeasca capabil sa pastreze in cadrul companiei angajatii valorosi si sa profite la maximum de calitatile pe care acestia le pun la dispozitia companiei.

Un sistem de salarizare eficient si transparent poate creste increderea in angajator si fidelitatea fata de compania pe care acesta o reprezinta. De cele mai multe ori, salarizarea corecta si dupa criterii transparente este asigurata de un program software care calculeaza salariile urmarind normele legale si regulile stabilite prin regulamentele interne. Fiecare companie are propriile reguli de acordare a comisioanelor, de aplicare a bonusurilor si a retinerilor si toate companiile au nevoie de un sistem software de salarizare flexibil care sa opereze toate calculele fara eroare si fara consum de timp. In acelasi timp, sistemul poate stoca diverse informatii personale ale angajatilor care pot sta la baza unei politici de fidelizare individuala.

O alta modalitate de consolidare a satisfactiei anagajatilor este oferirea unui mediu de lucru profesionist si eficient. Este foarte important pentru un angajat sa simta ca munca lui produce efecte si activitatea lui are rezultate. De aceea, conducerea companiei trebuie sa asigure angajatilor un mediu potrivit desfasurarii activitatii si sa le puna la dispozitie toate instrumentele necesare. Implementarea unui sistem ERP este cea mai buna modalitate prin care poate fi asigurata productivitatea angajatilor prin automatizarea operatiunilor care determina fluxul de documente.

Avantajele unui sistem ERP

In cadrul unei companii, un sistem software ERP are rolul de a gestiona informatia si de a oferi instrumentele necesare automatizarii unor operatiuni care, daca sunt efectuate manual, necesita mult timp.

O solutie software ERP functioneaza ca un suport informational pentru utilizatorii sai care pot sa isi extraga din sistem informatiile relevante si introduc la randul lor date despre activitatea zilnica. Principalul avantaj al sistemelor ERP este ca opereaza o singura baza de date comuna tuturor utilizatorilor, baza de date care se actualizeaza instantaneu de fiecare data cand informatii noi sunt introduse. Plecand de la aceasta caracteristica se pot enumera o serie de avantaje:

• Procedurile uzuale intr-o companie sunt simplificate. Numarul de documente necesare care tranziteaza de la un departament la altul este cu mult redus, iar elaborarea acestora este mai rapida.
• Accesul la informatiile de sinteza necesare managementului in procesul de luare a deciziilor este cu mult usurat, raportarile putand fi obtinute aplicand filtre la baza de date. Rezultatele sunt corecte, actualizate si nu necesita munca suplimentara pentru a fi extrase.
• Comunicarea cu clientii este imbunatatita prin accesul angajatilor la informatii referitoare la comenzi, grad de incasare al facturilor dar si la un istoric al relatiei cu fiecare client in parte.
• Informatiile se introduc in sistem o singura data putand fi ulterior folosite pentru diverse operatii cum ar fi facturarea si elaborarea tuturor documentelor catre client, inventarierea pentru managementul stocurilor sau raportarea catre autoritatile statului. 
• Un sistem integrat permite ca activitatea tuturor departamentelor sa fie reflectata automat in evidentele financiar - contabile ale companiei si poate fi obtinuta o imagine de ansamblu asupra performantelor afacerii.

Automatizarea contabilitatii primare si cresterea eficientei companiei

Activitatile responsabililor care se ocupa de contabilitatea primara sunt in mare parte aceleasi indiferent de domeniul de activitate al companiei. Fie ca este vorba de o firma de prestari servicii, productie sau comert este nevoie de o evidenta a documentelor emise catre clienti, a documentelor primite de la furnizori si chiar a documentelor interne care se redacteaza pentru transferul resurselor intre departamente.

Redactarea, inregistrarea si operarea informatiilor cuprinse in aceste documente reprezinta o activitate administrativa care, in functie de complexitatea activitatii companiei, poate consuma un volum de timp considerabil.

Fiecare companie doreste sa obtina rezultate optime in domeniul de activitate in care functioneaza, iar o modalitate de a aloca mai multa forta de munca activitatii proprii este reducerea timpilor dedicati activitatii administrative. Aici intervine decizia implementarii unui sistem ERP care sa automatizeze o mare parte a activitatilor utile dar putin productive ale companiei.

Pentru o simpla actiune de vanzare sau de aprovizionare se intocmesc in mod uzual o serie de documente care opereaza aceleasi date. Prin utilizarea unui sistem software integrat datele vor fi introduse in sistem o singura data urmand a fi preluate ulterior pe restul documentelor primare implicate in tranzactie. In acest fel se scurteaza timpul alocat redactarii si procesarii de documente.

Un alt avantaj al automatizarii contabilitatii primare este eliminarea erorilor care pot interveni prin procesarea unui numar mare de date intr-un sistem in care exista mijloace putine de verificare / auto-verificare. Un sistem ERP care ofera functionalitati destinate contabilitatii primare are o baza de date valida (nomenclator) pe care o utilizeaza in emiterea documentelor reducand la maximum interventia umana. Aducerea la zi a informatiilor din aceasta baza de date isi va produce efectele pentru toate documentele ulterioare modificarii.

Prin contabilitatea primara trec cele mai multe informatii care pot oferi o imagine de ansablu asupra activitatii desfasurate, informatii care sunt sintetizate si stau la baza deciziilor de management. Un program de gestiune poate oferi aceasta sinteza in mod automat utilizand toate datele disponibile la momentul raportarii. In acest fel, informatiile necesare evaluarii activitatii companiei dar si cele importante pentru procesul decizional sunt accesibile, actuale si corecte.

Optimizarea rezultatelor sectiei de productie prin utilizarea sistemului ERP

In contextul noilor exigente impuse de piata, orice producator este dator sa isi imbunatateasca calitatea livrarii produselor catre clientii sai. Un program software de tip ERP contine functionalitati destinate activitatii de productie si contribuie la imbunatatirea rezultatelor sectiei prin automatizarea proceselor care se desfasoara.

Planificarea productiei. In procesul de luare a deciziilor de lansare in productie si de aprovizionare cu materie prima, un modul de planificare a productiei se dovedeste util prin asigurarea unui flux optim al productiei fara sincope in livrare sau in aprovizionare. In momentul lansarii unei comenzi factorii de decizie pot verifica existenta pe stoc a materialelor necesare dar si disponibilitatea utilajelor care urmeaza sa execute comanda. In acest fel comenzile pot fi executate in ordinea prioritatilor pe care le impun relatiile cu anumiti clienti sau politica firmei.

Integrarea utilajelor. Unul dintre avantajele importante ale unui program software pentru productie este faptul ca utilajele folosite pot fi integrate cu sistemul si pot opera baza de date unica. Astfel, in functie de tipul utilajelor folosite pot fi obtinute informatii clare referitoare la numarul de operatii realizate, numarul produselor finite, materiale consumate, perioada de functionare, etc.

Informatii comenzi. Informatizarea proceselor de productie poate servi si relatiei cu clientii. Avand acces la informatiile de productie, operatorul de vanzari poate oferi mai departe in timp util detalii referitoare la stadiul comenzii si perioada de livrare a comenzilor. Mai mult, se poate merge pana la integrarea sistemului ERP cu aplicatii internet care sa ofere clientilor acces direct la informatii privitoare la stocuri si la comenzile proprii, in mod securizat in baza unei parole.

Rebuturi. Un sistem ERP dedicat productiei poate oferi utilizatorilor informatii despre volumul rebuturilor inregistrate si cauza acestora. In acest fel pot fi luate din timp decizii de optimizare a performantelor sectiei de productie dar se si pot anticipa mai usor cheltuielile datorate pierderilor.

Raportare. Ca si orice alt modul al unui pachet ERP, modulul de productie isi demonstreaza utilitatea si prin acuratetea raportarilor pe care le pune la dispozitia utilizatorului. Pot fi obtinute:

• rapoarte de productie (comenzi lansate, productie neterminata)
• situatii de planificare a productiei (necesar de materiale, gradul de ocupare al utilajelor)
• rapoarte de urmarire a productiei (analiza procentual-valorica a rebuturilor, situatia lansarilor neterminate)
• rapoarte de pontaj (randamentul angajatilor individual sau pe echipe)

Schimbarile de legislatie si contabilitatea firmei

Este deja bine stiut ca un mediu de afaceri propice pentru orice fel de intreprinzator este caracterizat de stabilitatea legislativa. Modificarile frecvente si importante in legislatie creeaza perturbari in functionarea unei afaceri prin impunerea necesitatii de adaptare a modului de lucru la noile conditii.

Cele mai afectate departamente sub aspectul procedurilor utilizate si a documentelor elaborate sunt departamentele de resurse umane si de contabilitate. Fiind segmente ale afacerii care lucreaza intens cu module ale pachetelor ERP, este necesar ca furnizorul solutiilor software sa puna la dispozitia utilizatorilor update-urile legislative, inainte ca modificarile legislative sa intre in vigoare.

Furnizorul solutiilor ERP care contin un modul dedicat contabilitatii financiare va fi intotdeauna bine informat referitor la modificarile legislative promulgate. Echipa de experti contabili va lucra in bune conditii cu echipa de programatori care vor face modificarile necesare in program astfel incat acesta sa respecte litera si sensul noii legi.

Aceasta modalitate de abordare a furnizorului de solutii ERP este necesara pentru ca beneficiarii sa nu resimta modificarile legislative ca si sincope in activitatea pe care o desfasoara. De asemenea furnizorul trebuie sa aiba disponibilitatea de a oferi scolarizare utilizatorilor in cazul unor modificari ample care fac necesara pregatirea beneficiarilor pentru a face fata noilor conditii.